1.1 PENGENALAN

Sebagai satu sistem pengurusan yang baik , sesebuah organisasi perlu mempunyai matlamat atau objektif pengurusan yang tersendiri . Objektif pengurusan merupakan satu perkara yang sangat penting .

Dalam konteks pengurusan islam , objektif umum sesebuah organisasi seharusnya tidak lari dari matlamat umum syariah islamiah . Syariat islam amat mementingkan prioriti dalam pengurusan umatnya .

 1.2 ISI KANDUNGAN

Definisi Organisasi

Setiap organisasi, secara amnya, merupakan himpunan individu ( dua atau lebih ) yang menjalankan tugas tersendiri mengikut unit kerja,yang kemudiannya diselaraskan bagi mencapai sesuatu matlamat yang telah ditetapkan.

Kenyataan diatas menunjukkan bahawa organisasi merupakan satu sistem sosial yang merangkumi semua bentuk kumpulan,termasuk syarikat perniagaan, badan kerajaan dan separuh kerajaan, kumpulan sukarela, badan kebajikan, agama dan sebagainya.

CIRI-CIRI ORGANISASI

1.Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang tersendiri.

Misalnya,sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untuk menimba ilmu, sebagai sebuah pusat penyelidikan, dan juga sebagai sebuah institusi yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada masyarakat sama ada dalam bentuk bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran dan pembelajaran lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara gading, universiti hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh masyarakat kampus khususnya dan masyarakat awamamnya. Dengan demikian fungsi sesebuah universiti itu didapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yang mempunyai objektif tertentu.

2.Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasikecil atau besar, ia mempunyai hierarki atau tingkat autoriti

 Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasikecil dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilanganhierarki (tingkat) aktiviti dan bilangan kakitanganpengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dansetiap tingkat autoriti itu akan mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab kepadaketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi.

3.Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau bahagian yang diwujudkan.

Pada umumnya, organisasipembuatan mewujudkan bahagian-bahagian seperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di bahagian pentadbiran, terdapat beberapa unit lain seperti personel,pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tiga bahagian itu beroperasi secara pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu.

4.Bagi menentukan aktiviti organisasi supayaberjalan dengan lebih teratur seperti yang dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan,penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan aktiviti.

Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi,peraturan, dasar, prprosedur, dan sistem hubungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.

PERANAN PENGURUS DALAM SESEBUH ORGANISASI

Menurut Henry Mintzberg, peranan pengurus terbahagi kepada tiga bahagian:

1. Peranan sebagai penghubung atau orang perantaraan.

 2. Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat. 

3. Peranan sebagai pembuat keputusan.

PERANAN PEGHUBUNG INDIVIDU

Terdapat tiga peranan pengurus sebagai penghubung individu. Peranan-peranan ini datangnya terus daripada autoriti yang dipunyai oleh beliau.

PERTAMA >>> Sebagai orang terpenting. Oleh kerana pengurus itu mempunyai pangkat sebagai seorang ketua unit organisasi, maka beliau mestilah menjalankan tanggungjawab yang bersifat sosial. Walaupun peranan ini tidak memerlukan keputusan penting diambil dan kadang-kadang dianggap biasa, tetapi ia penting demi untuk mengeratkan perhubungan dan rasa tanggungjawab sebagai seorang ketua yang dihormati.

KEDUA >>> Sebagai pemimpin. Oleh kerana pengurus itu bertanggungjawab kepada unit organisasi, maka ia bertanggungjawab ke atas kerja-kerja kakitangan unit tersebut. Setiap pengurus memainkan peranan sebagai pemimpin yang mendorong dan menggalakkan pekerja untuk bekerja dan menentukan bahawa matlamat mereka itu sealiran dengan matlamat organisasi.

KETIGA >>> Sebagai pegawai perhubungan. Sebagai pegawai perhubungan, pengurus harus mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk mendapatkan maklumat tentang perkembangan yang berlaku di luar organisasi. Perhubungan ini dapat dilakukan secara tidak rasmi atau secara persendirian tetapi mestilah berkesan.

PERANAN PENYAMPAI MAKLUMAT

Oleh kerana pengurus itu adalah penghubung individu, maka ia dianggap sebagai nadi penting di dalam unitnya. Ia mungkin tidak mengetahui segala-galanya tetapi ia tentu mengetahui lebih daripada kakitangan lain hasil hubungannya dengan kakitangan di dalam dan pihak luar.

PERTAMA >>> Sebagai pengawas. Sebagai pengawas, pengurus menjelajahi persekitaran untuk mendapatkan maklumat. Maklumat dapat diperolehi melalui perbualan, percakapan, dan secara spekulasi. Memandangkan pengurus itu berhubung dengan pihak lain, maka ia mempunyai kelebihan mengumpulkan maklumat untuk organisasi.

KEDUA >>> Sebagai penyampai. Pengurus mestilah berkongsi dan membahagikan maklumat yang diterima dari pihak luar.

KETIGA >>> Sebagai jurucakap. Sebagai jurucakap, pengurus menghantarkan sebahagian maklumatnyakepada mereka yang di luar dari unitnya.

PERANAN SEBAGAI PEMBUAT KEPUTUSAN

Maklumat adalah bahan asas di dalam membuat keputusan. Pengurus memainkan

PERTAMA >>>  Sebagai usahawan. Sebagai usahawan, pengurus cuba membaiki unitnya dan menyesuaikannya dengan keadaan persekitaran yang berubah-ubah. Sebagai pengawas, pengurus hendaklah berada dalam keadaan berjaga-jaga untuk mendapatkan ilham baru. Apabila ilham yang baik didapati, beliau akan memulakan projek itu secara bersendiri dahulu atau beliau boleh mendelegasikan projek tersebut kepada kakitangannya. Sesuatu projek itu, melibatkan perkara seperti barangan baru, kempen perhubungan awam, peraliran dana yang kemaskini, penyusunan semula bahagian yang lemah, penyelesaian masalah imej di divisi luar negeri, menyatupadukan operasi komputer dan lain-lain.

KEDUA >>> Sebagai pengawal gangguan. Oleh kerana perubahan yang berlaku itu di luar kawalan pengurus, maka ia mestilah mengambil tindakan tertentu untuk mengelakkan keadaan daripada menjadi bertambah teruk dan tidak terkawal. Dalam kejadian seperti pelanggan utama telah ditimpa kebankrapan atau pembekal telah melanggar kontrak atau berlakunya mogok oleh pekerja, maka pengurus hendaklah menumpukan masanya untuk mengatasi masalah tersebut. Gangguan yang berlaku itu bukanlah disebabkan pengurus lemah dan tidak menghiraukan keadaan, tetapi juga kerana ia tidak dapat meneka akibat tindakan yang telah diambil, sekalipun ia seorang pengurus yang baik.

KETIGA >>> Sebagai pembahagi sumber. Peranan pembuat keputusan yang ketiga ialah sebagai pembahagi sumber. Pengurus bertanggungjawab untuk menentukan pihak yang akan mendapat sesuatu dan banyaknya. Sumber yang penting, pengurus itu harus memperuntukkan masanya kepada kakitangan supaya mereka dapat berhubung dengannya yang dianggap sebagai nadi dan pembuat keputusan. Pengurus juga bertanggungjawab dalam membentuk unit struktur, perhubungan rasmi dan menentukan cara sesuatu kerja itu dibahagikan dan diselaraskan. Pengurus juga meluluskan keputusan penting sebelum mengimplementasikannya. Dengan menetapkan kuasa ini, pengurus dapat menentukan bahawa keputusan yang dibuat itu mempunyai hubungan dengan perjalanan aktiviti dan fungsi-fungsi di dalam organisasi.

KEEMPAT >>> Sebagai perunding. Pengurus menghabiskan masa yang sewajarnya di dalam perundingan. Sebagai contoh, pengurus besar mengadakan perundingan dengan kesatuan sekerja atau pengurus jualan mengadakan perundingan kontrak dengan pembeli atau pengurus akan berunding dengan penyelia tentang isu-isu kerja dan lain-lain. Perundingan diibaratkan sebagai satu tugas penting memandangkan pengurus mempunyai autoriti dan maklumat yang cukup untuk mengadakan perundingan.

 Setiap pengurus juga mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tertentu. Apakah tugas dan tanggungjawab setiap pengurus ?

1. Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam organisasi yang mengawasi aliran kerja serta menyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang lain yang berada di bawah tanggungjawabnya.  

2. Pengurus bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan efisien untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

3. Pengurus juga tidak boleh lari daripada bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan orang di bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu mencerminkan prestasi pengurus berkenaan. 

4. Pengurus mengimbangkan matlamat dan menetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yang penting dahulu atau dengan serta-merta.

5. Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan, dasar, dan mengimple-mentasikan strategi.

Aktiviti pengurusan berbeza mengikut tingkat di dalam organisasi. Misalnya, pengurus atasan menggunakan kebanyakan masa mereka di dalam perancangan jangka panjang, perhubungan awam, membuat dasar serta menganalisis perkara-perkara yang berlaku di persekitaran luaran. Pengurus pertengahan atau penyelia sebaliknya memainkan peranan yang lebih di dalam penyelarasan dan pengawalan kerja pada peringkat operasi. Satu kenyataan yang harus kita terima ialah pengurus lebih berhadapan dengan faktor-faktor yang tidak dapat dikawal daripada faktor-faktor yang boleh dikawal. Misalnya, sumber selalunya terhad, kuasa yang diberikan terbatas, pihak atasan mengharapkan sesuatu yang mesti dicapai dan permintaan orang bawahan memerlukan pertimbangan. Oleh yang demikian, untuk membolehkan sesuatu perkara itu dilaksanakan, pengurus memerlukan kepakaran, keyakinan, dan mempunyai kesabaran.

KEPENTINGAN PENGURUSAN STRATEGIK DALAM PENGURUSAN ORGANISASI

Pengurusan strategik menjadi sebagai satu rangka kerja yang tersusun dan sistematik. Ia perlu diterapkan dalam set minda pada setiap ahli organisasi.Organisasi tidak dapat meramal dengan tepat tentang masa hadapan.Walau bagaimanapun, pengurusan strategik dapat dijadikan sebagai satu alat percubaan untuk memahami tentang tekanan-tekanan dan perubahan-perubahan pada persekitaran masa depan secara sistematik dan strategik. Pengurusan strategik akan menjadikan organisasi bertindak secara aktif bagi menghadapi sebarang perubahan dan seterusnya pula memimpin perubahan tersebut,bukannya sebagai pengikut dalam perubahan tersebut.Pengurusan strategik menjadikan seseorang itu sebagai pemimpin yang cemerlang; melakukan sesuatu yang betul, dengan betul, pada orang yang betul, pada tempat yang betul, pada masa yang betul dan dalam belanjawan yang betul. Pengurusan dan perancangan strategik berkaitan membuat keputusan. Keputusan yang dibuat pada hari ini, amat penting untuk hari esok dan masa depan.Sebagai contoh: dari kisah sejarah bagaimana keputusan yang diambil oleh Saidina Omar Al-Khattab,khalifah kerajaan Islam di Madinah yang kedua telah mengambil keputusan untuk mendokumenkan Al-Quransecara sistematik. Pendokumentasian Al-Quran sebelum ini tidak dilakukan oleh Rasulullah S.A.W.Oleh itu terdapat tentangan tentang idea tersebut, tetapi oleh kerana beliau mempunyai pemikiran yang strategik, yang melihat perubahan persekitaran di mana ramai para hafiz telah syahid dalam peperangan, maka keputusan mendokumenkanAl-Quran itu amat penting. Ianya menjadikan peraturan hidup berkekalan dan tetap terpelihara. Begitu jugalah dengan usaha Imam Bukhari yang mendokumenkan hadith. Jadi proses perancangan strategik itu ialah proses mendokumenkan secara sistematik apa yang akan dilakukan, siapa yang akan melakukan,siapakah pelanggan yang menerima perkhidmatan kita,dan bagaimanakah cara kita memenuhinya di samping menjadikannya sebagai satu rujukan untuk mengambil tindakan pencegahan, pemulihan dan penambahbaikan.

8 PRINSIP PENGURUSAN BERKUALITI

1. Tumpuan kepada pelanggan

Pelanggan merupakan sebabnya wujud sesebuah organisasi. Kehendak semasa dan masa depan pelanggan perlu difahami organisasi. Oleh itu organisasi perlu dapat melebihi ekspetasi pelanggan.

 2. Kepimpinan

Pengurusan atasan perlu mewujudkan kesepakatan dalam memandu organisasi mencapai matlamat pewujudannya serta menilai semula sistem pengurusan kualiti bagi memastikan ianya masih sesuai dan berkesan.

 3. Penglibatan anggota organisasi

Semua anggota merupakan sumber penting kepada organisasi. Penglibatan dan kompetensi anggota-anggota ini amat diperlukan untuk menyumbang kepada peningkatan prestasi organisasi.

 4. Pendekatan proses

Pendekatan proses bermakna input, proses transformasi input-input ini dan output kepda proses transformasi itu dikenalpasti. Hasil yang dihasratkan, iaitu output daripada proses transformasi ini akan dapat dicapai dengan lebih cekap apabila aktiviti-aktiviti dan sumber-sumber yang terlibat diuruskan mengikut pendekatan proses.

 5. Pengurusan yang mengamalkan pendekatan sistem.

Pendekatan sistem bermakna semua proses yang ada hubungkait dikenalpasti dan diuruskan dengan baik supaya objektif organisasi dapat dicapai dengan lebih berkesan dan cekap.

 6. Penambahbaikan secara berterusan

Usaha-usaha penambahbaikan secara berterusan hendaklah menjadi objektif tetap organisasi. Organisasi perlu merancang dan mengambil tindakan penambahbaikan secara berterusan ke atas sistem pengurusan sistem kualitinya. Tindakan ini boleh diambil berasaskandasar kualiti, objektif-objektif kualiti, hasil audit, penganalisisan ke atas data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta kajian semula pengurusan.

 7. Pendekatan membuat keputusan berdasarkan fakta.

Keputusan-keputusan hendaklah berdasarkan kepada data dan maklumat yang tepat supaya keputusan-keputusan inin lebih berkesan.

 8. Hubungan dengan pelanggan untuk faedah bersama

Organisasi dan pelanggannya saling bergantung antara satu sama lain. Hubungan yang baik akan membawa faedah dan meningkatkan prestasi kedua-dua pihak.

RUJUKAN

-BUKU

Pengurusan islam DUA022 PTSB

-INTERNET

Fatin Hafizah Muhammad Sukri,Definisi Dan Ciri Organisasi. www.scribd.com

Nur Diyana Saad.Peranan Organisasi.http://dunialolipop87.blogspot.com

Shairazi Aiman. Kepentingan Organisasi.scaminoreal.blogspot.my

Prinsip Pengurusan Berkualiti.www.bptv.com.my




contoh organisasi. Sila klik :-)